各省、自治區(qū)、直轄市住房城鄉(xiāng)建設廳（委、管委），北京、天津、上海市規(guī)劃和自然資源委（局），新疆生產(chǎn)建設兵團住房城鄉(xiāng)建設局：
城市建設檔案（以下簡稱城建檔案）是城鄉(xiāng)建設活動的真實記錄，是城市規(guī)劃、建設、治理工作的一項重要內(nèi)容，是城鄉(xiāng)建設高質(zhì)量發(fā)展和人民群眾生命財產(chǎn)安全的重要保障。做好城建檔案管理工作，是住房城鄉(xiāng)建設部的一項法定職責。近年來，一些地區(qū)出現(xiàn)了城建檔案管理工作弱化、工作方法簡單、重承諾輕監(jiān)管、不按規(guī)定移交等問題。為做好新形勢下城建檔案管理工作，進一步提高城建檔案工作質(zhì)量和水平，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下。
一、總體要求
堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹落實習近平總書記關(guān)于檔案工作的重要論述和指示批示精神，扎實履行“為黨管檔、為國守史、為民服務”職責，完善制度、創(chuàng)新機制、強化信用約束，建立事前告知、事中指導、事后信用監(jiān)管以及責任追究的城建檔案管理工作機制，加強常態(tài)化監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，堅決杜絕“重結(jié)果輕過程，只承諾不監(jiān)管”，以及檔案不完整、不真實、不移交等問題發(fā)生，切實把城建檔案作為城市規(guī)劃、建設、治理的一項重要工作任務抓好抓實，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設高質(zhì)量發(fā)展中的支撐和保障作用。
二、完善城建檔案移交工作制度
（一）健全歸檔工作機制。各地負責城建檔案管理工作的主管部門（以下簡稱城建檔案管理部門）要按照工程建設項目審批制度改革要求，健全城建檔案移交工作制度，加強城建檔案形成全過程的管理，創(chuàng)新歸檔工作方法，優(yōu)化歸檔工作流程。探索建立房屋建筑及市政工程全生命周期檔案管理新機制，實行一項目一檔案統(tǒng)一管理，加強房屋建筑及市政工程改建、擴建、修繕維護、加裝電梯等涉及結(jié)構(gòu)裝修改造的檔案移交管理，全面提高城建檔案移交工作質(zhì)量。
城建檔案管理部門在核發(fā)建設工程規(guī)劃許可或施工許可時，要通過工程建設項目審批管理系統(tǒng)，一次性告知建設單位收集、整理、移交建設工程檔案的有關(guān)要求，開展線上線下一體化的歸檔業(yè)務指導服務。加快建立和完善與工程建設同步完成工程文件資料歸檔工作機制，實行與工程建設同步分階段移交檔案的工作制度，確保建設工程檔案連續(xù)性、完整性和真實性。
（二）加強應歸盡歸、應收盡收工作制度建設。城建檔案管理部門要對本地城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，制定切實可行的應歸盡歸、應收盡收工作舉措。要明確要求承擔建設工程規(guī)劃、勘察、設計、施工、監(jiān)理的單位和個人，在工作任務完成后同步交付一套完整的建設工程檔案。市、縣城建檔案館（室）要按照《城市建設檔案管理規(guī)定》第五條規(guī)定范圍，對城建檔案應收盡收。城建檔案管理部門要抓緊摸清建設工程竣工六個月后尚未移交建設工程檔案的工程項目底數(shù)，采取廣泛宣傳、多渠道收集、公開征集、信用評價等辦法，查漏補缺，保證建設工程檔案的齊全和完整。
（三）完善驗收工作制度。城建檔案管理部門要完善建設工程檔案驗收納入建設工程竣工聯(lián)合驗收的工作制度，規(guī)范檔案驗收工作流程和要求，在工程竣工聯(lián)合驗收規(guī)定時限內(nèi)，組織完成建設工程檔案驗收。要通過工程建設項目審批管理系統(tǒng)接收檔案驗收申請、出具驗收合格意見。經(jīng)驗收不符合歸檔要求的，要一次性告知整改內(nèi)容，整改后重新進行驗收。
在辦理工程竣工驗收備案時，住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當查驗工程檔案驗收合格意見。
三、落實建設工程檔案收集、整理、移交各方責任
（四）明確各方責任。按照“誰形成、誰負責，誰移交、誰負責”原則，落實建設工程檔案歸檔、移交工作職責。
工程建設單位對建設工程檔案移交工作負總責，要將其納入合同管理、工程監(jiān)理、施工管理的各個環(huán)節(jié)，明確工程竣工圖編制單位，及時將變更洽商落圖。督促勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位及時完成建設工程文件資料歸檔工作，定期查驗建設工程文件資料的歸集情況。建設單位在組織建設工程竣工驗收時，工程建設單位要查驗建設工程檔案的完整性、齊全性和真實性，對于建設工程檔案不符合驗收要求的，應及時整改，并將符合歸檔要求的建設工程檔案及時移交城建檔案館（室）。
工程建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位要對各自形成的工程文件資料收集、整理、立卷以及其真實性和完整性負主體責任。要建立健全建設工程項目檔案管理制度，落實領導負責制和檔案人員崗位責任制，設專人專崗專職負責建設工程檔案工作。要與工程建設同步完成工程文件資料整理、歸檔和竣工圖編制工作。勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位在工程建設單位組織工程竣工驗收時，要將符合歸檔要求的建設工程檔案交付工程建設單位。
（五）規(guī)范移交內(nèi)容。城建檔案管理部門要進一步規(guī)范建設工程檔案移交內(nèi)容，對于加蓋電子簽章、具備法律效力、符合歸檔要求的電子文件，可不移交相應紙質(zhì)檔案（竣工圖除外）。對于數(shù)字化掃描形成的電子文件，實行紙質(zhì)、電子雙套制移交。對于工程建設項目原生電子檔案、建筑信息模型（BIM）等，應一并移交。
（六）健全移交方式。建設工程檔案移交可實行“驗收+承諾”或在工程竣工驗收備案前一次性移交等方式，對建設周期長或在線上歸檔的建設工程，可以分階段驗收，分階段移交。
實行“驗收+承諾”移交的建設工程檔案，在檔案驗收合格后，要及時移交城建檔案館（室），并辦理交接手續(xù)。對于建設工程竣工驗收后形成的工程文件資料，實行告知承諾移交，承諾時間不超過三個月，履行承諾后，辦理建設工程檔案移交憑證。
建設工程檔案移交承諾書的內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：檔案齊全完整、與工程實際相符、掃描形成的電子文件與相應紙質(zhì)文件一致、在承諾時限內(nèi)完成移交等。
城建檔案館（室）負責將建設工程檔案接收進館的結(jié)果信息實時共享至工程建設項目審批管理系統(tǒng)，我部將定期公布各地建設工程檔案移交進館情況。
對未履行建設工程檔案移交責任的工程建設單位及其直接負責的主管人員和其他相關(guān)單位及其直接責任人員，依法責令整改。拒不改正的，依法依規(guī)進行處罰、納入失信行為記錄、實施信用懲戒。
四、強化科技賦能
（七）完善數(shù)字檔案管理機制。城建檔案管理部門要加大推進城建檔案數(shù)字化建設力度，建立和完善城建檔案管理系統(tǒng)，實行歸檔全過程線上線下同步辦理，建設工程文件資料可以通過城建檔案管理系統(tǒng)隨時歸檔。逐步實現(xiàn)與工程建設項目審批、建設工程全過程圖紙數(shù)字化、施工文件數(shù)字化、全國自然災害綜合風險普查房屋建筑和市政設施調(diào)查以及行政執(zhí)法等有關(guān)業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享。加快推進存量檔案數(shù)字化，探索增量檔案電子化，實現(xiàn)城建檔案資源跨部門、跨區(qū)域一體化綜合高效協(xié)同應用，為智慧城市建設管理提供數(shù)據(jù)支撐。
（八）加強安全管理。城建檔案管理部門要多措并舉做好城建檔案安全保密管理工作。要按照保密要求，嚴格管理涉密工程以及地下管線測繪數(shù)據(jù)等涉密檔案。加強建設工程檔案資源管理，做好檔案數(shù)據(jù)容災、異質(zhì)異地多套備份和數(shù)據(jù)保全管理工作，防范因信息匯聚關(guān)聯(lián)引發(fā)泄密風險。異地備份工作要充分考慮不同區(qū)域、不同省份、不同地震帶等因素，確保檔案數(shù)據(jù)的絕對安全、長久可用以及在應急狀態(tài)時快速啟用。
五、提高服務能力
（九）提高便民服務和保障能力。城建檔案管理部門要完善檔案利用制度建設，保障檔案利用安全和通暢，探索運用數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化、智能化方式，實現(xiàn)檔案查詢利用方便快捷服務。開通服務通道，為自然災害、工程質(zhì)量安全事故處置提供24小時保障服務，做到隨時提供檔案查詢利用。
（十）提高檔案資源利用能力。充分挖掘檔案資源價值，通過舉辦展覽、新媒體傳播、編研、影視制作等方式，展現(xiàn)城市歷史文化和城鄉(xiāng)建設取得的成就，增強人民群眾獲得感和幸福感。
六、加強組織保障
（十一）強化組織領導。各地城建檔案管理部門要充分認識加強新形勢下城建檔案管理工作的重要性、嚴肅性，進一步提高政治站位，把牢政治方向，帶頭認真學習習近平總書記關(guān)于檔案工作的重要指示批示精神，進一步落實城建檔案管理工作主體責任，著力解決當前城建檔案管理存在的突出問題，不斷提高檔案管理能力，更好發(fā)揮城建檔案服務中心工作的功能和作用，助推住房城鄉(xiāng)建設事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
（十二）強化作用發(fā)揮。各地城建檔案管理部門要按照當?shù)貦C構(gòu)編制部門和《科學技術(shù)檔案工作條例》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新形勢下檔案管理工作特點，按照管理權(quán)限在機構(gòu)設置、人員配置、工作經(jīng)費等方面給予充分支持。在檔案收集、保管和利用、檔案人員業(yè)務培訓、信息報送、檔案信息化建設以及建設工程檔案驗收等方面，充分依靠城建檔案館（室）的專業(yè)技術(shù)力量，助力城建檔案管理工作，提高城建檔案管理工作質(zhì)效。
（十三）強化隊伍建設。各地城建檔案管理部門要加強城建檔案人才隊伍建設，在專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)和引進方面加大支持力度，要培養(yǎng)熟悉建設工程規(guī)劃、建設、管理、檔案、信息化的業(yè)務骨干，增強城建檔案管理的技術(shù)力量和綜合管理能力。每年組織開展城建檔案業(yè)務培訓，不斷提高城建檔案工作人員素質(zhì)和業(yè)務水平。
（十四）強化經(jīng)費保障。各地城建檔案管理部門要積極爭取將城建檔案工作經(jīng)費列入財政預算，切實保障檔案館庫設施建設、信息化建設、檔案保管保護、編研開發(fā)、利用服務等各方面工作需要。及時更新改造檔案基礎設施設備，解決館庫面積不足、年久失修、設施不全、設備老化等影響城建檔案保管安全的問題，保證城建檔案保管安全和質(zhì)量。
（十五）強化宣傳推廣。各地城建檔案管理部門要深入總結(jié)城建檔案管理工作的經(jīng)驗和做法，在機制創(chuàng)新、制度保障、技術(shù)服務、信息化建設等方面，遴選可復制、可推廣的經(jīng)驗做法和典型案例，通過政務網(wǎng)站、新聞媒體等載體，加強宣傳和推廣，營造務實、創(chuàng)新、進取的城建檔案管理新風貌。
住房城鄉(xiāng)建設部
2024年3月22日
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